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UNA ESTRATEGIA DE ORGANIZACIÓN ORIGINAL

La gestión del congreso por medio de una estrategia con múltiples instrumentos

Lo ideal para un evento de esta naturaleza es que haya una plataforma gratuita que pueda realizar integradamente las funciones de información, gestión de ponencias, publicación, programación de actividades y tramitación de la inscripción y pago de registro. Una plataforma así fue la que se usó en el I y II CEMACYC: Open Conference Systems (OCS). Sin embargo, los creadores de esta plataforma no le dieron mantenimiento, en los últimos años se volvió casi imposible de usar. Para esta edición del CEMACYC los organizadores debían encontrar una alternativa, y con mucha antelación.

Existen en el mundo plataformas y empresa privadas que ofrecen este tipo de servicios integrados, pero sus costos son muy elevados. Además, solo se brinda la gestión de un congreso, no se aporta el software y materiales para usar en nuevas ediciones. El dinero que se suele recolectar por las inscripciones de los CEMACYC no brindaría suficiente dinero para pagar una de estas opciones, aparte de que la compra de los servicios se debe hacer anticipadamente (antes de iniciarse el pago de inscripciones). La Red no posee donaciones u otros recursos para pagar este tipo de opciones.

Ante esta situación los organizadores optaron por una estrategia múltiple:

  • Una plataforma gratuita de gestión de ponencias (subir, gestionar, revisar y publicar ponencias)
  • Una plataforma para colocar toda la información y que sea la referencia para todos (un sitio web usando WordPress)
  • Diseño manual de la programación de las actividades del congreso presencial
  • Inscripción y cobro mediante una plataforma asociada a la institución sede del congreso

Para ejecutar esta estrategia e integrar todos sus componentes ha sido necesario el trabajo de muchos colaboradores de REDUMATE.

Usar OJS como plataforma de un congreso: una idea brillante, original, audaz, estratégica

El congreso decidió usar Open Journal Systems (OJS). Esta plataforma libre fue creada para la gestión de revistas científicas y es muy conocida internacionalmente. Es usada por unas 50 000 revistas académicas.

De lo que se trataba es de explorar si mediante ajustes la misma pudiera servir para un evento. Trasmutar la naturaleza de OJS hacia un gestor de conferencias, al menos de ponencias.

Este fue un desafío extraordinario. Se hicieron múltiples pruebas en los componentes internos y externos de la plataforma para adaptar OJS a las necesidades de un congreso. Las pruebas resultaron favorables. Ahora se trataba de realizar todos los trabajos de ajuste. Esto implicó una cantidad enorme de labor, pues había que entrar en el código de OJS y crear instrucciones, términos, correos automáticos y múltiples configuraciones. Además, al admitir este evento como idiomas oficiales español y portugués, los diversos textos y contenidos se tuvieron que colocar en ambos idiomas, lo que representaba un esfuerzo doble.

Puede verse el resultado en Plataforma de ponencias.


Inicio de sitio de ponencias https://ponencias.ciaem-redumate.org/cemacyc

Además, las instrucciones, textos, emails, configuraciones fueron realizadas pensando en ediciones futuras de los CEMACYC.

Todo este trabajo “invisible” para la mayoría de las personas usuarias de la plataforma de ponencias del evento ha sido crucial.

Es la primera vez que se hace algo así en las Américas. Debe reconocerse como una idea brillante, original y audaz, estratégica, por parte del equipo organizador.

Un sitio web oficial como organizador de la información y gestión de acciones

Como OJS no está orientada a gestionar congresos (información, decenas de páginas estáticas, centenares de imágenes, etc.), el CEMACYC requería utilizar adicionalmente una plataforma de información y gestión general: el sitio web oficial, el cual está basado en WordPress.


Inicio del sitio web oficial del IV CEMACYC

Todo un trabajo de configuración, diseño, elaboración, publicación de textos se ha realizado en este sitio. Alrededor de 200 páginas estáticas y el uso de 400 recursos multimediales se integran en este sitio web.

Además, se gestiona y administra un blog IV CEMACYC Informa, cuyo propósito es notificar a 4.000 personas sobre cada artículo (entrada) que se escribe para apuntalar a la comunidad. Este blog usa los plugin de pago Newsletter y un sistema Sendgrid para realizar los envíos. Se informa regularmente a la comunidad regional.

Este sitio se articula armónicamente con el sitio de ponencias para ejecutar la estrategia diseñada

Los CEMACYC ofrecen una documentación impresionante para apoyar un congreso

Para sostener las diversas acciones de propuesta de ponencias, revisión de ponencias, dirección se crearon muchos documentos de apoyo, casi siempre en español y portugués, entre ellos:

Guía para autores Comunicaciones, Talleres y Pósteres

Guía para autores de Videos

Estilo Redumate

Plantillas (Estilo Redumate)

Ejemplos-modelo de ponencias IV CEMACYC

Guía para registro/ingreso sitio ponencias

Logo IV CEMACYC

Guía para revisores de comunicaciones, talleres y pósteres

Guía para revisores videos

Guía para Directores en Español

Guía para Directores en Portugués (Google Traductor)

El Estilo REDUMATE son las reglas de formato y estilo del congreso. Todo esto se puede acceder en Documentos para ponencias, Documentos revisión científica.

Toda esta documentación fue elaborada y publicada por el equipo de Costa Rica.

La programación manual de actividades

Con base en la información suministrada por la plataforma OJS de ponencias aprobadas y autores, se diseña la programación diaria. Esta se colocará en el sitio web informativo como un documento. Se espera publicar esta programación un par de meses antes del comienzo del evento.

Este diseño manual integra los datos de la plataforma y de las salas disponibles en la sede universitaria. La programación toma en cuenta temas, idiomas y expectativas de la participación.

Este trabajo no lo realiza la organización local, sino que lo ejecuta un equipo internacional designado por la Red. Eso permite asegurar la congruencia de las dimensiones científicas y las logísticas.

Para identificar con detalle la infraestructura requerida este equipo realizó visitas técnicas al país y a la sede institucional. Una primera fue en mayo de 2024 y otra en mayo de 2025.

Plataforma para inscripción y pago

Esta la proporciona la institución sede, en este caso la Pontificia Universidad Católica Madre y Maestra. Ser requiere una coordinación estrecha entre los encargados institucionales de esta plataforma, el Comité Organizador Local, y la organización científica. Un requisito para incluir una ponencia aprobada es que alguno de sus autores haya pagado la inscripción.